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    內審員培訓學習之——如何做一名合格的內審員


     

    按照公司質量、環境、職業健康安全三體系要求,614日至17日,將對公司管理層、八個管理部門和三個項目部,進行年度內部審核工作。為了使本次內審工作順利進行,工程部將內審工作程序和內審員工作經驗與大家交流學習,以便提高公司各部門管理水平和內審員的業務水平。

        1.現場審核注意事項
      1.1 首次會議是現場審核的序幕,由審核
    組長主持。其主要意圖是對審核的目的、范圍、到會人員的任務和注意事項等做必要的事前交待,以溝通思想,達到各方密切配合的目的。
      1.2 現場審核是內審工作的重頭戲。筆者認為,審核中應做到以下兩個方面。
      (1)把握好心理尺度,取得友好溝通。由于是內部審核,審核人與被審核人都是相互熟悉的同事,可能也會造成受審核方心理感受上的微妙變化產生對內審人員的抵觸情緒。面對這種情況,內審人員尤其需要把握好心理尺度,要積極調動現場氣氛主動拉近距離,爭取受審核方的友好合作。
      (2)沉著鎮定,爭取主動,F場審核是面對面的交流,更由于重任在身,以及現場氛圍的影響,臨場經驗不足的審核人員可能自己也會感到緊張,以致思路中斷,慌了手腳。遇到這種情況,審核人員應及時調整狀態,做到平心靜氣,沉著鎮定。
      2.當好審核組長
      審核組長是現場審核的主心骨和領頭雁。不僅要主持審核活動,解決審核中的難題,還要注意控制審核進度,對其它內審員作必要的提醒,使審核工作有條不紊地進行。
      3.掌握正確的審核手段
      現場審核工作的基本思路是,以部門的基本管理職責為主線,綜合運用多種審核手段,尋找管理體系有效運行的證據;如果找不到這方面的證據,則視為不合格項。
      現場審核的基本手段包括:
      (1)隨機抽樣的方法,F場審核要在有限的時間內,完成對某部門全部工作情況的了解。這就決定了現場審核不可能采用全面檢查的方法,而是在相關工作的記錄中隨機抽取少量的樣本,以獲得對工作全貌的了解。這是一種科學高效的方法。
      (2)順序和逆序結合法。審核工作多數情況是順著某部門的工作順藤摸瓜式地進行。當需要尋找某問題最直接的證據時,可能就要對上追溯,運用逆序法進行審核。必要時順序和逆序的方法綜合使用。
      (3)縱橫聯系法。有關部門的各項管理工作不是孤立的,彼此存在著千絲萬縷的聯系。審核過程中,要注意到不同工作之間的銜接關系,彼此對照進行審核,以獲得它們之間相互一致的證據。
      4.追蹤審核
      限定日期的后三日內,原班內審人員應對糾正措施的實施情
    況進行追蹤審核。追蹤審核一定要把握好驗證的尺度,即對糾正措施的實施不能就事論事,要使導致每個不合格項產生的根本原因得到真正消除,才算糾正完畢。對沒得到消除產生不合格項原因的糾正措施,應要求責任部門進一步提出改進后的糾正措施計劃,并再行跟蹤驗證,直到滿意為止。
      5.現場審核實例
      項目經理部(簡稱項目部”)是公司最基層的部門,是所有質量、環境、職業健康安全工作的最終指向,其工作直接反映生產過程的受控狀態。因其系統龐雜,是審核難度較大的部門。筆者在此僅以在審核項目部時的審核流程作為例證(以下流程中括號內的內容為該審核步驟中的審核控制點),將審核流程介紹如下:
      首先要求項目部提供某單位工程的施工組織設計(即質量計劃)和工程承包合同看施工組織設計首頁(是否已按文件控制、審批手續是否正確)→看工程目標(是否與合同一致)→如是創優奪杯工程(是否有創優計劃、方案是否有獨創性和可操作性看編制內容大綱(是否符合公司管理制度中有關條目的規定、分部分項是否齊全)→抽取其中23個重要分項工程(方案描述是否可行、是否符合施工規范要求)→抽取23個已施工的分項工程要求提供技術交底記錄(內容是否具有可操作性、是否符合施工規范、填寫是否完整)→要求提供23個已完分項
    的質量檢驗評定(保證項目填寫是否及時、詳實、完整,基本項目和允許偏差項目是否漏項,填寫有無差錯)→要求提供材料采購計劃(是否每月初制定、是否經過批準、總材料計劃與施工組織設計的規定是否相近)→要求提供材料進場檢驗記錄(是否寫明批次、數量、驗收質量、質保書編號,是否有甲供產品)→如有甲供產品(是否簽定了供貨合同、是否明確了甲方應負的產品質量責任)→抽取水泥、鋼材磚等各1(是否有質保書或試驗報告)→要求提供材質跟蹤記錄從進貨檢驗記錄中抽取23項記錄作對照(是否對規定跟蹤的材料都作了追溯記錄要求提供施工日記及混凝土施工日記(內容是否記錄完整)→如有自拌混凝土,從晴雨表中抽取相鄰的晴雨兩天,對照混凝土施工日記和施工日記(是否有混凝土配合比已根據砂含水率的變化作了適當調整的記錄)→抽取23個分部的混凝土強度評定記錄(是否正確運用了統計技術)→從進場機具表中抽取23種大中型機具(是否有運行臺班及維修保養記錄)→從進場檢測設備表中抽取23(是否有已經檢定的記錄、是否貼上使用狀態標識)→要求提供項目部在用文件清單(是否填寫完整)→抽取設計變更聯系單23(是否已在圖紙上進行了符合要求的更改)→抽取質量驗評標準等文件23(是否能當場提供)→要求提供新工人三級安全教育記錄(人數是否正確、與公司安全主管部門的有關記錄是否一致)→現場察看(材料堆場位置是否符合場布圖,堆場及倉庫材料的產品標識和狀態標識是否完整、正確,機具、檢測設備使用狀態是否已作標識塔吊、施工電梯(施工物料提升機)和腳手架等是否已驗收掛牌,創標化的工地是否按標準化要求執行等)。

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